Vi har för närvarande problem med vår växel, mejla info@sipu.se så kontaktar vi dig.

Konsulttjänster

Mariebergs Arkivbyrå kan erbjuda stöd i utvecklingen av er arkiv- och dokumenthantering. Vi kan även göra en översyn av befintliga rutiner.

Här följer några exempel på tjänster som vi tidigare genomfört. Innehållet anpassas efter behov och önskemål.

Översynsutredning

En översynsutredning kan till exempel innebära dels en genomgång av de styrinstrument som finns kring dokumenthanteringen, dels ett antal intervjuer med nyckelpersoner inom organisationen. Syftet är att avgöra hur diarieföring och arkivverksamhet uppfattas och fungerar. Översynsutredningen avslutas med en rapport med åtgärdsförslag.

Projektmedverkan

Vi kan medverka som experter och bollplank i dokumenthanteringsprojekt eller andra projekt som påverkar dokumenthanteringen.

Instruktioner och handböcker

Vi kan medverka vid framtagning av instruktioner och handböcker, till exempel:

  • Diarieinstruktion/-handbok
  • Arkivhandbok
  • Dokumenthanteringshandbok

Gallringsutredning

Ett av de viktigaste inslagen i all arkivverksamhet är att gallra, dvs. minska arkivmängderna. För att gallringen ska bli både effektiv och ändamålsenlig behövs väl underbyggda gallringsutredningar. Dessa utredningar ska visa på vilken dokumentation som kan gallras och efter vilka gallringsfrister.
Enligt Riksarkivets krav ska statliga myndigheter ha en gallringsutredning i en gallringsframställan.

Dokumentplan

En dokumentplan är ett styrdokument för ett företags eller en myndighets dokumentflöde. Den kan ibland även kallas dokumenthanteringsplan, arkivbildningsplan eller arkivplan.

En dokumentplan, som omfattar alla dokument som har uppkommit och behövs för verksamheten, är ett utmärkt instrument för att erhålla kontinuitet i arkivbildningen. Arbetet med att ta fram en dokumentplan medför också ofta att rutiner och flöden effektiviseras.

Arkivredovisning

Arkivredovisningen består av delarna

  • Arkivbeskrivning
  • Klassificeringsstruktur med processbeskrivningar
  • Arkivförteckning

Vi kan hjälpa till med att ta fram alla delar av arkivredovisningen.

Statliga myndigheter ska ha en sådan arkivredovisning enligt Riksarkivets krav.

Klassificeringsstruktur

En klassificeringsstruktur är en struktur för klassificering av information/dokument/handlingar. Den baseras på verksamhetens processer.

Klassificeringsstrukturen är en grund i arkivredovisningen och kan/bör även användas i diarieföringen och i andra situationer där informationen behöver struktureras. Den ersätter ofta den gamla diarieplanen eller dossiéplanen.

Förstudie och kravspecifikation

Vid upphandling och framtagning av system för arkivhantering, diarieföring och dokumenthantering behövs kravspecifikationer. Arbetet med att ta fram en kravspecifikation kräver ofta en samsyn mellan många olika kompetenser, både inom och utom den egna organisationen. En väl genomarbetad kravspecifikation är ofta en förutsättning för en fungerande slutprodukt.

Strategi för bevarande av elektroniska handlingar

Digital information är betydligt "flyktigare" än information på papper. Därför behöver vi en strategi för hur vi ska hantera våra digitala informationsmängder i syfte att säkerställa ett säkert och långsiktigt bevarande.

Statliga myndigheter ska ha en sådan strategi enligt Riksarkivets krav.

Kontakta oss gärna för mer information på 08-698 06 03 eller e-post marieberg@sipu.se.