Vi på SIPU har haft nöjet att intervjua Jan Appelquist kring registrator – ett framtidsyrke.
Jan är en av Sveriges mest erfarna utbildningsledare för registratorer. Han är bland annat själv arkivarie med mångårig erfarenhet som konsult och utbildare. Sedan 1986 har Jan även ansvarat för SIPU:s utbildningar om arkivering och även diarieföring.
Han leder också diarieförings- och arkiveringsutbildningarna på grund-, fördjupnings- och diplomeringsnivå. Dessutom leder Jan diarieförings- och arkiveringsutbildningar för chefer. Jan är även ansvarig för och leder olika utbildningar om exempelvis dokumenthantering. Han genomför ofta uppdragsutbildningar på olika statliga och kommunala myndigheter samt är också författare till bland annat boken “Dokumenthantering i informationsförvaltningen – en handbok”.
Berätta Jan, du har utbildat tusentals registratorer över åren. Vad är det som gör att registratoryrket är så eftertraktat på arbetsmarknaden?
Registratorn har även en central plats på en myndighet, lite av navet för hela informationsflödet. En registrator behöver vara insatt i all verksamhet på myndigheten utan att vara expert på de olika sakområdena. En registrator förvaltar myndighetens viktigaste ledningssystem; diariet.
Registratorn har samtidigt ofta en utåtriktad roll som offentlighetens portvakt.
Det är även registratorn som bland annat förmedlar kontakten mellan den som söker information och den som har informationen, ska även säkerställa att varken för mycket eller för lite information släpps till allmänheten.
Hur ser en vanlig dag ut för en registrator och vilka frågor brottas de med?
En daglig rutin är bland annat att kontrollera inkommande post (såväl e-post som gammal traditionell papperspost) och bedöma vad som ska diarieföras, sedan diarieförs detta antingen som ett nytt ärende eller också som en ny händelse i ett befintligt ärende. Under dagen sker sedan stöd till handläggare för att säkerställa att den post som kommer direkt till dem omhändertas på ett tillräckligt likartat sätt, samt att den utgående posten och bedöms och diarieförs vid behov. Vidare så gäller det också att ta hand om alla förfrågningar om att få ta del av allmänna handlingar samt vårda och förvalta det ärendehanteringssystem som diariet finns i.
Ser du någon skillnad över åren som varit vilka kompetenser en registrator behövt ha?
Givetvis har det under de senaste 25 åren skett en allt mer digital hantering av diariet och hela ärendehanteringen. Registratorn blir alltmer involverad i utvecklingsarbete kring e-tjänster, e-arkiv och liknande. Men även de organisatoriska förändringarna som ägt rum inte minst i form av ökad decentralisering av diarieföring till handläggarna har ökat behovet av pedagogisk kompetens för att får handläggarna att diarieföra på enhetligt och logiskt sätt.
Och hur ser du att yrket registrator förändras framöver?
Pappershanteringen kommer snart försvinna. Myndigheter och inte minst registratorerna måste var i framkanten av utvecklingen för att säkerställa att grundkraven i informationsförvaltningen inte tappas bort. Tre fokusområden går att identifiera: Ledningssystemet för att säkerställa en snabb och rättssäker ärendehandläggning; Informationssäkerhet för att säkerställa att information i våra diarier och e-arkiv är korrekt och stabil; Offentlighetsprincipen för att säkerställa att information blir tillgänglig för allmänhet och massmedia i den omfattning som lagen och vår demokrati kräver.
Vad är din rekommendation till de som ser en karriär inom området?
Registrator är ett framtidsyrke som kanske byter titel. Innehållet har gått från att vara ”registrerare” till att vara ”controller”. Det vill säga mer kontroll och analys än registrering och pappersskyffling. Den förändringen har gjort att många valt att byta titel till dokumentcontroller, men även informationscontroller och ärendecontroller förekommer. Det centrala blir controller-funktionaliteten, alltså mer av kvalificerat utvecklings- och analysarbete, mindre av daglig registreringsrutin.
Hur blir man registrator såsom varandes ett framtidsyrke?
Många arbetsgivare anställer gärna registratorer som genomgått vårt utbildningsprogram (inklusive tentamen) för att blir diplomerad registrator.
Vad som ingår i diplomerad registrator hittar du här.
